Sur des domaines de recherche communs, les valeurs des méta données doivent être toujours associées avec des vocabulaires contrôlés (c’est à dire des valeurs contenues dans des dictionnaires ou bien encore des thésaurus). De même, les termes des méta données doivent être déterminés de manière non ambiguë ; c’est l’objet de l’initiative du groupe de Dublin Core (cf. section 2.3.2) et de l’adoption de schémas de méta données.
Une recherche basée sur des méta données est plus précise qu’une recherche plein texte et permet une localisation plus rapide des ressources recherchées. Par exemple, une recherche exprimée, grâce aux méta données, de la manière suivante : « trouve tous les documents créés par ‘Jean Dupont’ » permet de récupérer un ensemble de résultats plus petit et plus ciblé que qu’une recherche exprimée ainsi : « trouve tous les documents contenant la chaîne de caractères ‘Jean Dupont’ ».
Pour effectuer la requête ci-dessus, chaque document écrit par ‘Jean Dupont’ doit être identifié comme tel par une propriété (« créateur ») que reconnaît l’application chargée de l’exécuter. Cependant, l’application devrait aussi être capable de reconnaître ‘Dupont, Jean’ ou ‘J. Dupont’ comme résultat possible. Si en plus, l’utilisateur effectuant la requête a à l’esprit une personne bien particulière s’appelant Jean Dupont, le nom seulement du créateur n’est pas un identifiant unique suffisant dans certains cas comme le serait un URI [42].
L’utilisation des méta données dans un CMS vise à résoudre toutes ces ambiguïtés qui diminuent la pertinence d’une recherche de documents et des résultats retournés. Cependant, rappelons le, l’utilisation des méta données seules n’est pas suffisante, même si elle améliore grandement la pertinence des requêtes. Il faut aussi qu’elles obéissent à un schéma reconnu et que les valeurs des méta données soient cohérentes (intégrité référentielle, utilisation de dictionnaires et de modèles).
La recherche peut s’effectuer aussi par le déploiement d’une classification (des sujets) proposée à l’utilisateur.
Grâce aux méta données, les résultats 68 d’une recherche sont moins laconiques et peuvent être personnalisés par un utilisateur qui peut, par exemple, les classer par date de création, par auteur, par sujet, par langue, etc., améliorant ainsi la navigation de l’utilisateur dans sa recherche.
Finalement, on peut dire qu’une recherche effectuée sur des champs de méta données correspond à une requête paramétrée. Une requête paramétrée est bien plus efficace qu’une requête générale sur toutes les valeurs possibles de toutes les propriétés d’un document, ce que propose implicitement une recherche plein texte. Autrement dit, les résultats des recherches des utilisateurs sont meilleurs dans un système dans lequel les documents sont systématiquement indexés et référencés à priori selon une procédure générale. Encore faut-il que tous les utilisateurs d’un même domaine de recherche respectent cette procédure générale.
68 Les résultats délivrent des méta données associées à l’identifiant du document.
