La gestion de contenu est un concept récent qui a vite pris beaucoup d’importance dans les discours, notamment marketing. Pourtant, comme le laisse entendre le terme, très générique, la gestion de contenu, ou du moins, plusieurs de ses domaines d’applications (gestion des bibliothèques, gestion électronique de document – GED), existe depuis plusieurs décennies. Le concept a été remis au goût du jour avec Internet et la gestion de site web et un de ses dérivés, les portails d’entreprise. Les systèmes de gestion de contenu peuvent donc recouper un ou plusieurs domaines d’application informatique. A ce titre, l’intégration entre ces applications est à l’ordre du jour puisqu’elles exploitent de nombreuses fonctionnalités communes.
Quid du contenu ? Le contenu représente la convergence des documents avec les données. Le contenu est donc le résultat de la gestion des documents sous forme de données. Où s’arrête la notion de composant documentaire ? Et où commence celle de donnée ? La frontière devient floue avec la gestion de contenu et est certainement propre à chacun en fonction de sa culture métier (documentaliste, web master ou web designer, rédacteur…). L’informatique remet en cause la définition du document, notamment le langage XML (eXtended Markup Language). Dans notre cas, la gestion de contenu est l’informatique centrée sur le document, ou encore sur le contenu ; ce qui donne les termes « document-centric » ou « content-centric » en anglais. Le contenu peut être considéré comme l’information contenue dans un document. Toutefois, les documents peuvent être non structurés (auquel cas la présentation est mêlée au contenu – le texte – et le document la plupart du temps assimilé au support physique comme c’est le cas dans les systèmes de GED classiques) ou structurés (où le document est composé de sous-éléments, dits « composants documentaires », « éléments » ou « sous-documents » selon un schéma pré-établi). Dans le cas des documents structurés, le contenu peut-être séparé de la présentation, il peut alors être assimilé à une donnée (de type texte généralement, mais pas uniquement). La gestion de documents structurés peut s’effectuer conjointement avec celles des données, nous dirons alors qu’il s’agit de gestion de contenu à proprement parler. Un système de gestion de contenu doit comprendre un système de GED mais inversement, un système de GED, avec la définition que nous en donnons, ne peut comprendre un système de gestion de contenu. De même, un système de gestion de contenu doit comprendre un système de gestion de données, mais ne peut évidemment se suffire de cela : de nombreuses fonctionnalités, relatives à la collecte et la publication, devant être fournies nativement avec un système de gestion de contenu.
La gestion de contenu est un concept transversal qui concerne tous les secteurs d’activités et tous les métiers de l’entreprise. Ils sont tous en effet utilisateurs et producteurs de contenu. Leur activité utilise et produit des documents, soit de manière directe (c’est l’objet de leur activité), soit de manière indirecte (les documents accompagnent la production elle-même, typiquement la documentation « produit »). La numérisation (digitalisation) des documents et de manière générale, la convergence vers le numérique des médias quels qu’ils soient (textes, images, sons), ajoute une importance toute particulière à la gestion de contenu qui a l’ambition de permettre la gestion de l’ensemble des médias dit non structurés. Il est communément admis que l’information, dans une organisation, est constituée à 20 % par des données structurées dans les applications informatiques et à 80 % par des données inclues dans des documents non structurés, électroniques ou non. L’enjeu est de tenter d’intégrer une part importante des 80 % restant de l’information dans les systèmes d’informations informatisés des organisations.
La gestion de contenu pose aujourd’hui le problème de l’hétérogénéité des sources de contenus et de leur intégration et sa démarche propose une solution pour les unifier et permettre leur convergence. Les concepts majeurs de la gestion de contenu sont la modularisation des documents en composants documentaires et la séparation du contenu (des données) de la présentation ainsi que les méta données. Les autres concepts associés ne sont pas spécifiques de la gestion de contenu mais sont pleinement utilisés par les systèmes de gestion de contenu (CMS – pour Content Management System) : il s’agit principalement de la gestion des droits d’accès, des outils de travail collaboratif, workflow principalement, du versioning, de l’archivage et du stockage, de la personnalisation, de l’indexation, de la recherche et de la récupération de données.
Fruits d’un travail de recherche et d’expérimentation d’abord théorique puis pratique lors d’un stage pratique de fin d’étude d’Ingénieur Informatique, ce sont ces concepts qui vont être abordés à travers la première partie de ce rapport ; d’abord sous la forme de la description de l’utilisation de ces applications de gestion de contenu, puis en fonction de l’architecture et des fonctionnalités des systèmes de gestion de contenu.
Chacune des domaines d’applications de gestion de contenu met en évidence des fonctionnalités clés de la gestion de contenu. Ces fonctionnalités sont à reprendre dans un système de gestion de contenu qui permettrait une stratégie de contenu unifié. Tous les contenus sont potentiellement gérables dans un seul et même système ! C’est ce que rapport va tenter de mettre en lumière en abordant chacune des fonctionnalités nécessaires et la manière dont elles doivent être organisées. De même, ce rapport tente d’identifier les avantages qui pourraient être attendus d’une intégration des données et des documents, mais aussi des documents entre eux, ce que permet la gestion de contenu. Des normes, des protocoles ou des langages sont présentés afin d’illustrer la possibilité de mettre en oeuvre les concepts qui sont présentés. XML, langage promu et développé par le World Wide Web Consortium (W3C) est conçu en partie pour supporter les concepts de la gestion de contenu.
Dans la deuxième partie, qui valorise le travail effectué au sein de la SSII Cross Systems Integration, on montrera une grille de classification fonctionnelle des logiciels de gestion de contenu (CMS), puis une évaluation détaillée de trois solutions de CMS d’éditeurs informatiques. Cette évaluation a permis de montrer qu’aucun des produits ne peut couvrir l’ensemble des fonctionnalités attendues au départ, tout en permettant de répondre à des besoins particuliers et en les dépassant parfois. L’objectif du stage était l’élaboration d’une offre de service dans ce domaine. A cette fin, il a été prévu et réalisé trois prototypes de solution de gestion de contenu sur la base d’un jeu d’essai commun (production de QCM – questionnaires à choix multiples), créé pour l’occasion. Ces prototypes peuvent servir de base pour une offre de mise en oeuvre d’un certain type d’application de gestion de contenu (gestion de site web, intranet documentaire, portail associatif). Enfin, ce stage a aussi permis l’élaboration d’une méthodologie d’analyse et de conception d’un système de gestion de contenu pour l’entreprise. Ce qui est présenté dans ce mémoire peut permettre une implantation du système de gestion de contenu pour des documents au format électronique depuis leur création jusqu’à leur publication. La dématérialisation, autre concept associé, n’est par contre pas abordée. L’intégration des domaines d’applications de la gestion de contenu dans une logique unifiée permet de faire bénéficier des fonctionnalités communes d’un des logiciels d’un domaine à celui d’un autre. Il est ainsi possible d’unifier la base d’informations documentaires afin de faciliter leur découverte, leur récupération, leur accessibilité, leur diffusion et leur partage. Elle permet aussi une meilleure réutilisation.
Ce mémoire est une contribution pédagogique constituant un préliminaire pour passer de la théorie à la pratique de la gestion de contenu. Il s’agit donc d’une présentation des concepts et des techniques du domaine de la gestion de contenu, domaine encore en cours d’évolution et d’élaboration. A priori, adopter une application informatique de gestion de contenu s’adresse à un besoin spécifique et limité dans l’entreprise qui peut bénéficier d’une industrialisation. C’est d’ailleurs pourquoi la plupart des logiciels ne proposent qu’un sous-ensemble des fonctions de gestion de contenu ciblé sur un domaine. Cependant, les besoins d’une organisation en matière de gestion de contenu peuvent évoluer vers un ou plusieurs autres domaines. Or comme nous l’avons déjà dit dans cette introduction, tous les métiers et tous les secteurs d’activité sont théoriquement concernés. Une organisation soucieuse de l’homogénéité de son système d’information préférera donc une solution technique unique. On préférera donc là encore choisir un logiciel dit « évolutif » offrant les nouvelles fonctionnalités désirées pour pouvoir l’étendre sans remettre en cause l’existant. Les concepts qui sont présentés dans ce rapport permettent d’adapter la solution de gestion de contenu aux besoins concrets et immédiats d’une organisation tout en laissant l’opportunité de gérer tous les documents de tous les services d’une organisation, c’est à dire l’opportunité d’une gestion de contenu « universelle » et « unifiée ».
