On aborde ici les fonctionnalités qui sont au coeur de la gestion de contenu. Mais il faut cependant dire que la gestion des méta données est plus ou moins développée selon les logiciels, voir dans certains cas quasiment absente, et sinon jamais complète.
Les éléments des CMS permettant la prise en compte des méta données sont les suivants :
- type de document,
- conteneur multimédia,
- catégorisation (simple ou multiple),
- utilisation de thésaurus / dictionnaire, extraction automatique de méta données,
- catégorisation automatique des documents,
- fonction de résumé automatique de document,
- support de création et maintenance de catalogues (dictionnaires, taxonomies, thésaurus, ontologies),
- gestion des liens interne,
- gestion des liens hypertextes.
Certaines applications de gestion de contenu, limitée donc, ne permettent pas de prendre en compte la notion de type de document, soit pour pouvoir y appliquer un modèle de document (cf. section 1.1.3.4), soit pour pouvoir y associer des méta données spécifiques.
Le conteneur multimédia n’est qu’une adaptation spécifique des méta données à la gestion des documents multimédia (images, sons, vidéos…).
Un des points clés de la mise en oeuvre des méta données est la possibilité que les CMS offrent de classer les ressources documentaires dans des schémas de catégories. Cela peut être un ou plusieurs schémas selon les cas. Ces schémas peuvent ou non être reliés à l’utilisation de dictionnaires, thésaurus ou autres taxonomies, tout comme les autres méta données qui peuvent alors ou non prendre aussi leurs valeurs dans des dictionnaires afin de contrôler le vocabulaire utilisé.
Les CMS peuvent aussi proposer des outils de productivité pour renseigner les méta données en automatisant la génération de leurs valeurs, ou tout du moins en assistant l’utilisateur dans leur renseignement : il s’agit de l’extraction automatique de méta données, de la catégorisation automatique des documents et enfin parfois de la fonction de résumé automatique des textes.
Finalement, vu l’importance qu’ont les méta données dans la gestion de contenu, les CMS peuvent proposer des outils de création et de maintenance des ontologies utilisées.
Enfin dans le même domaine, mais sur un autre plan, la gestion des références entre documents est cruciale. Il s’agit de la gestion des références internes ou externes (liens hypertextes). Cependant, malheureusement, cette gestion est parfois laissée au soin unique des utilisateurs. Certains logiciels de WCM ne proposent même pas de validation des liens hypertextes !
