Notre travail a permis de faire un tour d’horizon détaillé du domaine de la gestion de contenu. La gestion de contenu est à la fois un terme générique qui recoupe plusieurs domaines d’applications bien déterminés : la Gestion Electronique de Documents (GED), la gestion de site Web (Web Content Management – WCM) et les portails d’information d’entreprise (EIP), voir la gestion des bibliothèques physiques (SIGB – Systèmes de Gestion Intégrés des Bibliothèques) avec les bibliothèques numériques (Digital Libraries).
La gestion de contenu est aussi un domaine d’application bien déterminé. On la retrouve sous l’acronyme CMS pour « Content Management System ». Les systèmes de gestion de contenu (CMS) ont pour caractéristique principale de mettre en oeuvre le principe de la séparation des données de la mise en forme, impliquant la structuration des documents par type de document (modèle, template), et d’utiliser de manière intensive les méta données, notamment dans les systèmes de gestion de la documentation technique (GEDT), qui ont déjà un historique à leur actif. La généralisation du principe de la séparation du contenu de la mise en forme a été réalisée avec les logiciels de gestion de site web et rend la publication multi-canal possible, c’est à dire la publication sur des supports et des formats variés en maintenant une source de données unique. Cependant, pratiquement, les systèmes de WCM négligent l’utilisation des méta données.
L’architecture qui résulte de la prise en compte des différents domaines de la gestion de contenu afin de permettre la gestion unifiée des contenus dans un seul et même système repose sur trois sous systèmes, le système de collecte, le système de gestion de contenu et le système de publication. Dans cet angle de considération, le système de gestion de contenu est alors principalement un référentiel permettant de gérer toutes les références des documents (principalement les identifiants des documents et les méta données). Concrètement, il est constitué de tous les systèmes de stockage de documents d’une organisation. Cependant, de manière réaliste et dans un but d’efficacité, il est nécessaire d’intégrer les trois sous-systèmes (collecte, référentiel, publication) dans un système homogène, voir unique, afin de pratiquer une gestion de contenu unifiée.
La gestion de contenu unifiée prétend pouvoir permettre une gestion des contenus universelle, c’est à dire de gérer tous les contenus d’une organisation dans tous les formats existants en assurant la cohérence et la persistance de l’information. Ce type de gestion de contenu rend possible la réutilisation des composants documentaires et leur intégration dans le système d’information des organisations. Unifier la base d’informations documentaires permet aussi de faciliter la récupération, l’accessibilité, la diffusion, la découverte et le partage des informations.
L’ensemble des sous-domaines de la gestion de contenu unifiée a été décrit et illustré dans ce rapport : les concepts, l’architecture, les fonctionnalités et les sous-domaines. Le World Wide Web Consortium est véritablement précurseur dans ce domaine et met à la disposition des utilisateurs des langages et des outils normatifs nécessaires à une mise en oeuvre pratique de ces concepts. Notre rapport les a abordés à travers XML, et plus précisément les DTD, les URI mais aussi RDF.
Il s’agit toutefois d’un domaine complexe puisqu’il recoupe de nombreux sous-domaines de notre point de vue, mais qui sont par ailleurs des domaines à part entière d’autres points de vue : édition de documents, stockage et archivage, travail collaboratif, gestion documentaire, techniques de publication, personnalisation et recherche d’information (RI). La prise en compte de la sécurité et des
obligations légales concernant certains types de document n’est pas triviale non plus. De même, avant de pouvoir gérer tous les documents (notamment ceux édités avant la mise en place d’un CMS unifié) à travers un format pivot unique, il faut prendre en compte une grande diversité de systèmes de gestion de contenu « primitifs » tant dans la dimension des formats d’éditions et de publication (texte, html, pdf, MS Office, flash, données…) que des systèmes (système de gestion de fichier, système de gestion de bases de données, serveurs web, bases de courrier électronique…) mis en oeuvre : les compétences nécessaires en intégration de systèmes sont alors importantes. Il y a donc une phase de transition critique entre les modes de gestion de contenus actuels et une gestion de contenu unifiée.
Le concept théorique de la gestion de contenu tel que nous le présentons dans notre rapport, à travers notamment la gestion de contenu unifiée, semble complet. Il introduit toutefois une pratique de l’écriture nouvelle et implique un changement profond des organisations dans leurs chaînes d’édition numérique. Aussi pratiquement, on peut dire qu’aujourd’hui, il n’est pas mis en oeuvre dans son ensemble.
La gestion de contenu unifiée est mise en oeuvre partiellement dans les différents domaines d’application de la gestion de contenu que nous avons décrits. La classification des logiciels du marché de la gestion de contenu que nous avons réalisée le montre. De même, notre évaluation détaillée des logiciels met en évidence une couverture fonctionnelle partielle de la gestion de contenu unifiée. Celle-ci montre que dans le meilleur des cas, les logiciels ne permettent de mettre en oeuvre que moins des deux tiers des fonctionnalités qui seraient nécessaires.
Dans le même ordre d’idée, on peut dire que la gestion des méta données, qui est centrale, dans le concept de gestion de contenu, est toujours partielle. Nous avons vu quelles sont les méta données nécessaires et les mécanismes (dénomination unique et partagée, vocabulaire contrôlé à partir de thésaurus ou de dictionnaires) à mettre en oeuvre pour que les méta données puissent rendre le service intégral que l’utilisateur peut attendre d’elles. Ces principes ne peuvent pas actuellement être mis en oeuvre dans la plupart des logiciels. De plus, l’édition des méta données est un des freins à leur adoption et plus loin à l’adoption des CMS dans le sens où cela peut représenter un travail rédhibitoire. Aussi, il manque aussi aux logiciels de gestion de contenu contemporains l’intégration d’outils de productivité dans ce domaine. Des traitements automatiques de génération de méta données existent : extraction automatique de méta données (mots clés), catégorisation automatique de documents, résumé automatiques. Mais leurs résultats ne sont le plus souvent pas entièrement fiables. Il faut donc qu’ils soient associés à une partie humaine. Or ils sont très rarement associés à une validation humaine dans une chaîne d’édition numérique. Les méta données (relations) associées à la réutilisation des composants documentaires ne sont pas non plus prises en compte de manière automatique. Peu, sinon aucune, de fonctionnalités liées à la réutilisation sont proposées par les logiciels de gestion de contenu. Enfin, la plupart du temps, les méta données sont disséminées dans des référentiels différents : les méta données d’application et une partie des méta données de gestion documentaires comme variables systèmes, d’une part, et les autres, comme méta données « utilisateurs », c’est à dire accessible par l’utilisateur, d’autre part.
Les éditeurs de documents, intégrés aux suites logicielles de gestion de contenu, proposant toutes les fonctionnalités que nous avons décrites dans la section sur ce sujet, sont aussi rares.
Nous pouvons donc raisonnablement dire que les éditeurs de logiciels ont encore à fournir un certain travail avant de proposer des logiciels de CMS plus complets et plus productifs. Il s’agit là très certainement de la prochaine étape avant une application plus large de la théorie de la gestion de contenu unifiée.
L’attitude la meilleure des utilisateurs et des organisations face à cette situation est l’attentisme. Si un besoin spécifique et départemental existe, alors un logiciel du domaine de la gestion de contenu en question peut être choisi. La grille de classification fonctionnelle que nous proposons peut alors être utile. Cependant, l’attention devra être portée sur l’évolutivité de la solution pour qu’elle puisse ensuite éventuellement être étendue à une gestion de contenu universelle sans coût d’adaptation (migration) excessif.
