Une des premières grandes applications traditionnelles de la gestion de contenu est la gestion physique des bibliothèques.
Les deux grands acteurs des bibliothèques sont les documentalistes (bibliothécaires) et les membres (utilisateurs). Traditionnellement, l’objet géré est le livre au format papier et s’étend aujourd’hui à l’ensemble des médias disponibles sur un support physique : périodiques (journaux), disques de musiques (CD audio), vidéos (cassettes VHS, DVD). La bibliothèque s’appelle désormais médiathèque.
L’activité principale de la bibliothèque est la mise à la disposition de ses ressources à l’usager pour l’emprunt (ou réciproquement le prêt). Cependant, afin d’offrir un service attrayant, elle va chercher à proposer le plus de « titres », c’est à dire des références, à ses membres abonnés. Une fonction centrale est donc l’acquisition de ressources.
Le volume d’objets gérés dans une bibliothèque dépasse en général plusieurs milliers. Face à ce volume, le besoin d’une gestion informatisée de ces références s’est fait sentir. Aussi, les SIGB (Systèmes Intégrés de Gestion des Bibliothèques) ont-ils été parmi les premières applications informatiques professionnelles. Le plan de classement est donc un des outils fondamentaux d’une bibliothèque. La référence d’un ouvrage reprend les informations de l’emplacement de l’objet dans le bâtiment et les étagères.
Afin de mettre en valeur leur offre, les bibliothèques proposent un catalogue de leur fonds bibliographique. Le fonds bibliographique est l’ensemble des oeuvres et de leur description que possède la bibliothèque. Chaque oeuvre fait donc l’objet d’une notice (terme professionnel du monde de la documentation) qui reprend l’ensemble des informations décrivant une oeuvre. Cette notice fait l’objet d’une norme internationale qui est UNIMARC [1] (MARC - Machine Readable Catalogue - ISO 2709) décrivant le fonds et la forme d’une notice [2] [3]. La bibliographie est donc rédigée et gérée sous forme de notice et peut contenir avec le format UNIMARC jusqu’à 400 champs descriptifs environ. Les champs les plus importants sont le titre, l’auteur, les mots clés et la catégorie de l’ouvrage.
La catégorisation, dont les synonymes sont taxonomie, classification, est le « rangement » logique de l’oeuvre par domaine, ou encore par sujet. Confronté à l’objectif de classer l’ensemble des ressources bibliographiques existantes, les bibliothécaires ont créé plusieurs classifications universelles dont l’Universal Decimal Classification (UDC1) et la Dewey Decimal Classification (DDC2). Un des travaux les plus importants des documentalistes est la rédaction de bibliographies sur les ouvrages. Ce sont aujourd’hui les champions des méta données. Ils favorisent ainsi, en « digérant » l’information, l’accès aux ressources. A ce titre, ils ont été les premiers à mettre en oeuvre concrètement la notion de méta donnée. Ils jouent donc un rôle important dans la gestion de la connaissance (knowledge management) en permettant l’accès aux ressources documentaires, notamment aux apprenants, mais aussi aux chercheurs, grands utilisateurs des bibliothèques, notamment celles à vocation professionnelle.
Toujours dans l’optique de proposer un service qui permette d’accéder à l’ensemble des ressources existantes dans le monde, c’est à dire un service universel, les bibliothèques ont conclu des alliances afin de mutualiser leurs fonds bibliographiques. Ainsi un membre d’une bibliothèque est membre des bibliothèques associées. On parle alors de prêt inter-bibliothèques. Ou encore, elle propose à l’usager d’interroger le fonds d’autres bibliothèques ; charge à lui d’emprunter la ressource auprès de la bibliothèque la possédant. Une norme permettant l’interrogation inter-catalogue et la récupération des informations bibliographiques est la norme ISO 23950 [4] mise en oeuvre dans les serveurs Z39.503 .
Aujourd’hui, les bibliothèques sont confrontées à la numérisation des ressources qu’elles gèrent. On pourrait imaginer, avec la tendance actuelle, qu’elles disparaissent au fur et à mesure de la numérisation des oeuvres pour être remplacées par des systèmes de gestion électronique de document (GED). Ou encore, certains nouveaux documents n’existent maintenant qu’uniquement sur format numérique et sont en tout cas crées au format numérique. Dans ce nouveau monde, la notion de prêt n’a plus cours, le coût de la duplication et de la distribution de l’oeuvre étant négligeable. La gestion des droits numériques (DRM – Digital Rights Management), notion afférente au droit d’auteur (copyright) prend le relais.
C’est d’ailleurs la gestion des emprunts (de livre) qui fait l’objet de l’autre activité majeure des bibliothèques. On parle de bibliothéconomie (l'ensemble des techniques de gestion du livre dans les bibliothèques : conservation, rangement, communication...).
Inversement, on continuera certainement à utiliser et gérer des documents (notamment les livres) sous des formats physiques pendant un temps non négligeable. Chaque entreprise possède de manière formelle ou informelle une bibliothèque. L’utilisation d’un système de gestion intégré des bibliothèques peut donc être une des applications de la gestion de contenu dans les entreprises. L’édition et l’utilisation des méta données pour accéder à des ressources physiques est la fonctionnalité majeure que l’on peut retenir de la gestion des bibliothèques.
1 Universal Decimal Classification Consortium : http://www.udcc.org/
2 Dewey Decimal Classification Home Page (OCLC Forest Press) : http://www.oclc.org/dewey/
