Cet aperçu de différentes applications de gestion de contenu met en avant la grande diversité des sources de contenu et des publications, tant dans leur format que dans leur nature.
Le contenu peut provenir de documents au format papier numérisés ou de télécopies. Il peut s’agir de fichiers informatiques spécifiques de l’application d’édition (typiquement des fichiers Microsoft Office). Il peut provenir aussi de formulaires du web ou de base de données aussi bien que de pages html. Aujourd’hui, il peut provenir d’un fichier XML. Enfin, le contenu peut être du son, des images ou une combinaison des deux, c’est à dire une vidéo ou mieux, un document multimédia.
De l’autre côté, la publication peut être une impression, gravée sur un support numérique comme un CD-ROM, être un assemblage de documents, se faire sur un site web (et plus loin un site wap, une chaîne de télévision interactive), distribuée sous la forme d’un fichier pdf (Portable Document File). C’est le domaine particulier de l’éditique [28].
Traditionnellement, les données d’édition et de publication sont souvent mêlées. Il faut disposer du logiciel d’édition pour visualiser le document. Dans un système de gestion de contenu, elles sont séparées. Une publication n’est alors plus assimilée à un document. Elle devient seulement dépendante du terminal utilisé pour la visualiser. Toutefois, la publication garde une valeur car c’est elle qui contient le sens et exprime la finalité d’un document. On peut imaginer d’un côté des publications éphémères qui n’ont de sens que dans le contexte particulier où elles ont été générées et de l’autre côté des publications officielles qui doivent absolument pouvoir être reproduites. On met là en évidence une limite conceptuelle de la gestion de contenu : la frontière entre document et publication n’est pas formellement établie et laisse place à des interprétations, et donc, des implémentations divergentes.
L’objectif d’un système de gestion de contenu est de fédérer ces sources et ces publications et plus loin, de fédérer ces systèmes de « collecte » de contenu et de publication. Ces sources, lorsqu’elles sont externes (celles d’un fournisseur par exemple, une facture typiquement), peuvent être intégrées automatiquement si un format d’échange a été mis au point. Ceci afin d’unifier l’accès aux informations et leur traitement, les valoriser et éviter les redondances et les incohérences. Un système de gestion de contenu doit permettre d’intégrer des données et des documents et les documents entre eux. La valorisation vient aussi de la possibilité de réutiliser les composants documentaires et de les distribuer sur des canaux multiples en maintenant une source pivot et unique.
Le système de gestion de contenu (CMS – Content Management System), englobe donc les systèmes de collecte et de publication, mais est plus spécifiquement le référentiel central où idéalement est stocké l’ensemble du contenu dans un format unifié et où en tout cas l’unicité et la cohérence du contenu sont garanties, c’est à dire où sont stockées les méta données (information sur l’information). Le système de gestion de contenu contient donc les méta données mais aussi les fichiers de configuration des utilisateurs, de leurs droits et leurs éventuelles données de personnalisation, des modèles de documents, des processus d’édition (paramétrage des workflows) [29] [30]. Cette approche que nous avons retenue a été mise en avant et décrite par Bob Boïko, auteur de l’ouvrage « The content management bible6 ». Par ailleurs, nous avons été aussi influencés dans notre approche par Ann Rockley, auteur de « Managing Enterprise Content: A Unified Content Strategy»7. Tous deux participent aux travaux du laboratoire d’évaluation des systèmes de gestion de contenu de l’université de Washington (Washington Information School)8.
L’architecture fonctionnelle de la première génération de CMS délègue le stockage des documents au système de collecte. Elle tient compte de l’adaptation à l’existant. La deuxième génération délègue véritablement le stockage des composants documentaires au CMS et doit être bâtie sur une architecture logicielle unique. Car dans la première génération, il faut concevoir des systèmes complexes et hétérogènes pour gérer autant de formats de stockage de données (systèmes de gestion de bases de données, bases de courriers électroniques, fichiers au format multiple (doc, pdf, ppt, xml, html, xls, txt pour les plus courant) sur des systèmes de gestion de fichiers éventuellement multiples, sites web, annuaires LDAP). L’adoption de la norme XML, avec l’utilisation de DTD (Document Type Definition) normalisée est un exemple de format d’échange unifié de documents dans les CMS de seconde génération.
La mise en oeuvre d’un CMS nécessite de profonds changements dans l’organisation de l’entreprise, tant au niveau des métiers (principalement pour le rédacteur qui ne s’occupe plus de la mise en forme du document) que de l’organisation générale. La collecte s’effectue certes toujours sur la base des domaines fonctionnels mais la publication se voit déléguée vers des équipes spécifiques pour chaque support [31]. De plus, un effort supplémentaire doit être fait pour décrire les documents (éditer les méta données) afin de les inclure de la manière adéquate dans le système de gestion de contenu et maximiser leur utilisation finale. En retour, les processus d’édition et de publication sont ainsi fiabilisés. La mise en oeuvre d’un CMS doit donc se faire sur la base de buts explicites et hiérarchisés. Les sections suivantes présentent l’ensemble des concepts et des fonctionnalités nécessaires à la mise en oeuvre d’un système de gestion de contenu. Une fois définis, le CMS doit pouvoir être paramétré en conséquence pour ensuite être utilisé. Les normes et langages présentés sont une illustration des modèles conceptuels. De même, des exemples concrets sont donnés en annexe.
6 CONTENT MANAGEMENT BIBLE / de Boiko Bib / Broché / 15 décembre 2001 / ISBN: 0-7645-4862-X
7 "Managing Enterprise Content: A Unified Content Strategy" by Ann Rockley with Pamela Kostur and Steve Manning (ISBN
0735713065) - 14 octobre 2002. Voir aussi le site du groupe de Rockley : http://www.rockley.com
8 The Rockley Bulletin / Newsletter / January 2003 / [email protected]
