L’édition de documents composites (« compound documents » en anglais) est aussi une technique éprouvée depuis maintenant plus d’une décennie. Les entreprises souvent citées sont celles de l’industrie aéronautique ou pharmaceutique et médicale [9]. En fait la problématique de l’édition de document composite, à travers l’édition de la documentation technique, s’étend là encore à tous les secteurs d’activité, même si l’édition (secteur du livre) est plus particulièrement visée. Il s’agit premièrement de créer (mettre à jour) un document qui se décompose en parties rédigées par des rédacteurs multiples. On aborde là un élément majeur de la gestion de contenu : le document « final » est décomposé en sous-éléments fils, ou encore sous-composants. Autrement dit, il s’agit de structurer les documents autant que possible selon un modèle spécifique à chaque type de document. Un autre élément qui se déduit de cette définition est le travail collaboratif : plusieurs auteurs interviennent ensemble sur le même document, en parallèle ou séquentiellement, parfois avec des rôles différents, notamment d’écriture ou de validation [11]. Une documentation technique en vient à être considérée ainsi comme un projet et gérée avec des outils communs.
La décomposition des documents ouvre la porte à leur recomposition et donc à des formats de sortie variés, tant sur la forme que sur le fond. La réutilisation des composants documentaires est rendue possible.
Pratiquement chaque produit ou service requiert une documentation associée. Les entreprises pionnières dans ce domaine considèrent la documentation technique comme un produit « manufacturé » qui doit satisfaire des contraintes de planification. Ces compagnies planifient en tandem le cycle de vie d’un produit et sa documentation associée. La distribution de la documentation technique présente aussi plusieurs problèmes. Les manuels au format « papier » sont appropriés pour un grand nombre d’applications, mais sont chers à produire et distribuer et ne peuvent pas être mis à jour facilement. Les attentes des utilisateurs, notamment les clients, pour accéder à l’information technique croissent. Les clients veulent une documentation imprimée (ou imprimable), une aide en ligne et un accès via Internet à l’information adéquate. Les clients du support technique ont aussi besoin de ressources techniques écrites, alors que les services de formation utilisent la même information de manière différente. Un défi de taille est d’éditer cette information de manière efficace afin qu’elle soit distribuée à une grande variété de publics dans des formats différents. Dans l’industrie automobile, le cycle de vie de l’information commence généralement avec les données d’ingénierie (notes, cahier des charges, spécifications, résultats de tests et plans). Ensuite viennent les informations comme celles nécessaires à la maintenance et l’utilisation des véhicules, au support de fabrication et au matériel de formation des agents. L’entreprise doit pouvoir facilement collecter, réorganiser et maintenir cette information tout en maintenant une cohérence irréprochable entre ces documents qui peuvent parfois concerner différentes lignes de produits. Considérons les opportunités de réutilisation pour seulement un type de document, le manuel du conducteur, fourni avec chaque nouveau véhicule. La procédure pour changer un pneu, par exemple, doit être la même pour tous les modèles de véhicule d’un fabricant donné ! Comparez la gestion unifiée du contenu avec le fait de devoir écrire et mettre à jour cette documentation séparément pour chaque modèle de véhicule. Sachant que distribuer dans une forme utilisable et à jour la documentation pour chaque utilisateur, du mécanicien débutant au gestionnaire de flotte, est compliquée par des changements fréquents et réguliers dans la fabrication des véhicules : un modèle de voiture standard est re-conçu chaque trois-cinq ans alors que des changements de fabrication de moindre importance sont introduits tous les six mois ! Au total, ce sont des centaines de procédures qui sont reproduites à tous les niveaux alors que quelques-unes uniquement changent mais pas systématiquement pour les dizaines de modèles de véhicules que produit la société automobile. Quand il s’agit de l’industrie aéronautique ou nucléaire [13], les contraintes de sécurité (par rapport au risque d’accident mais aussi de piratage) sont telles que les processus d’écriture et de mise à jour doivent être soumis à des schémas de validation et d’approbation complexes et lourds, amplifiés par le fait que l’accès à ces mêmes informations doit être strictement réglementé. Une des principales difficultés que rencontrent les industries qui favorisent la gestion de contenu appliquée à leur documentation technique est la variété des sources de contenu : schémas et dessins (plans) issus d’outils de CAO et DAO (conception et dessin assistés par ordinateur), textes sous de multiples formats. Par ailleurs, la mise en forme des « sorties » des documents doit répondre à des exigences fortes de présentation (ergonomie) en fonction des utilisateurs. L’intégration entre le CMS et les autres applications d’édition de documents (ou de données) est indispensable pour maintenir la cohérence des données.
Les systèmes de gestion de contenu utilisés mettent donc en oeuvre la séparation du contenu et de leur mise en forme. Ainsi l’auteur ne travaille plus sur une mise en forme fine (application de taille, de typographie, de style : police, couleur…) lors de la rédaction mais sur l’association d’étiquettes (tags) avec les différents éléments de son document. La mise en forme est ensuite appliquée aux éléments en fonction des étiquettes, automatiquement, après développement d’un fichier (script) de transformation, en fonction du format de sortie désiré. Les documents doivent alors être rédigés à partir de gabarits (template) ou autrement dit sur la base de modèles de document. Les applications d’édition de documents peuvent aussi appliquer des contrôles en fonction de la structure du document : si un élément n’est pas renseigné, l’auteur, par exemple, ne peut pas enregistrer le document créé ou mis à jour ou tout du moins, ne peut pas soumettre son document dans le processus de mise à jour. Cela réduit le risque d’erreur grâce à un contrôle a posteriori de la structure du document avec celle du modèle.
Grâce à la séparation du contenu et de la mise en forme, non seulement la mise en forme peut être choisie ultérieurement, et être multiple alors que le contenu reste unique. Mais on peut aussi rajouter des fonctions de traitement automatique telles que la réalisation d’un sommaire, d’index, de liste des illustrations ou autres qui aident l’utilisateur final (le lecteur) dans sa navigation dans le document. D’autres fonctions concernent la finition des livres (document volumineux) comme la mise à jour des références croisées internes, la synthèse de hauts et de pieds de page. De même, la traduction des documents peut être assistée par ordinateur et rendue plus pertinente grâce à ces étiquettes, que l’on peut assimiler à des méta données dans la plupart des cas.
Les pages html des sites web sont aussi des documents composites puisqu’elles peuvent contenir des fichiers associés : images, sons, vidéos… Parfois, certaines images, par exemple, sont partagées entre plusieurs pages et donc réutilisées. Aujourd’hui, sur certains sites web (presse, portails grandpublic), ces pages sont de véritables assemblages de composants de sources multiples, dont les contenus sont mis à jour par des entreprises différentes à des fréquences très rapides (météo, cours de la bourse, nouvelles d’agence de presse, alertes diverses). Nous aborderons leur utilisation dans les chapitres 1.4. et 1.5..
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