La gestion automatisée de la publication est surtout liée au domaine de la gestion de site web (WCM). Mais elle n’en est pas exclusive, notamment pour ce qui concerne l’archivage, qui là, est une fonctionnalité plus développée dans la GED. La syndication et la fédération relèvent eux plus de la problématique des portails (EIP).
Les éléments fonctionnels de la publication automatique des documents sont :
- conversion automatique de document / de contenu,
- date de parution et / ou date d'expiration,
- archivage,
- staging,
- syndication,
- fédération de contenu.
La conversion automatique de contenu est consécutive à la mise en oeuvre des templates. A chaque appel d’un client, la publication peut être générée dynamiquement à partir du contenu actualisé et en fonction des fichiers de transformation.
Dans le cadre de la gestion automatisée de la publication, notamment associée aux workflows d’édition, des documents validés peuvent être publiés à une date prédéterminée si le CMS le permet. De la même manière, un document peut être retiré de la publication en fonction de sa validité ou de la date d’expiration qui aura été spécifiée, soit en fonction d’une règle, soit d’un paramétrage particulier. A ce moment là, on peut imaginer que le CMS gère aussi l’archivage du document de manière automatisée. Certains systèmes de GED le proposent.
Le staging est une fonctionnalité propre au WCM et en fait peut s’assimiler à la mise en oeuvre d’une plate-forme d’intégration, élément commun d’une informatique professionnelle d’entreprise (voir « staging » page 14).
Pour finir, la syndication de contenu, et sa réciproque, la fédération, consiste à générer des fichiers de syndication pour permettre à d’autres CMS de reprendre une partie du contenu du CMS d’origine. Certains logiciels proposent donc de générer des fichiers de syndication automatiquement et / ou de publier des informations syndiquées par d’autres CMS.
