Le travail collaboratif, et plus précisément le workflow, est un sujet à part entière de la gestion de contenu, et en l’étendant, qui s’applique à la gestion des processus d’affaire (Business Process Management – BPM). Concernant la gestion de contenu, le travail collaboratif est défini par les chaînes d’édition. Il s’agit du processus qui va de la création à la publication d’un document.
Un workflow est défini par des étapes : du démarrage du processus à sa terminaison. Chaque étape est déterminée par le passage d’un état de l’objet du workflow à un autre. Une tâche consiste à faire passer l’objet (en clair, le document) d’un état à un autre. La tâche est réalisée par un utilisateur ayant le rôle adéquat.
Le processus d’édition le plus simple et le plus fréquent est le suivant. L’auteur crée (ou met à jour) un document, l’éditeur le valide (ou le refuse) puis le document est publié automatiquement. Certains documents réclament toutefois une organisation plus complexe (notamment les documents composites).
Les états de base d’un document dans une chaîne éditoriale est : crée ou mis à jour, soumis (à la validation de l’éditeur), validé ou refusé et publié. Un document validé est souvent publié automatiquement suite à sa validation, mais peut parfois être publié ultérieurement.
Un workflow peut être exécuté séquentiellement (les tâches sont effectuées les unes après les autres) ou en parallèle (les tâches sont effectuées en même temps, indépendamment l’une de l’autre). Une tâche peut être affectée à plusieurs utilisateurs et ne nécessiter que l’intervention de l’un d’entre eux.
Par exemple, un document peut être soumis à validation à plusieurs éditeurs et seule une validation par un des éditeurs suffira pour que le document passe à l’étape suivante.
Il faut introduire ici une nouvelle notion : celle de rôle. On affecte dans un workflow une tâche à un rôle. On affecte aussi à un utilisateur un rôle dans un groupe de travail. Donc finalement, un utilisateur hérite de ses droits dans un groupe de travail à travers l’affectation d’un rôle.
Ce rôle basiquement consiste en une opération équivalente aux droits mentionnés ci-dessus, à savoir la lecture, l’écriture et / ou la suppression d’un document. Mais ce rôle peut être plus complexe, à savoir que s’il requiert un droit de base, il peut effectuer des opérations spécifiques. Dans ce contexte, l’utilisateur peut-être aussi un programme informatique. Par exemple, c’est peut-être un automate qui va effectuer certains pré-traitements comme la catégorisation du document, sa traduction en langue étrangère, sa correction orthographique. Le rôle peut ne concerner aussi qu’uniquement les méta données. C’est à dire, par exemple, qu’un utilisateur, typiquement un documentaliste, peut n’avoir le droit d’écriture que sur plusieurs méta données et que le droit d’écriture sur le composant documentaire.
Dans le cadre d’une application de gestion de contenu, les rôles les plus fréquemment rencontrés de manière basique sont l’auteur (aussi appelé rédacteur), l’éditeur (qui valide les documents avant publication, encore appelé approbateur) et bien sûr l’administrateur. Le rôle de l’administrateur (parfois appelé coordinateur) a trait à la gestion des groupes de travail et contrôle un certain nombre de paramètres à ce niveau là. Il ne faut bien sûr pas le confondre avec l’administrateur de l’application. L’administrateur ne rentre pas dans les processus
Un autre rôle, souvent implicite, est celui de lecteur.
Le rôle doit être théoriquement défini au niveau de chaque composant documentaire. La définition du rôle peut être une méta donnée d’application (cf. sections 2.3.1.2 « Données d’application » et 2.3.1.4 « Données de personnalisation »).
Le rôle est repris aussi dans les spécifications de la chaîne d’édition. On peut spécifier une chaîne d’édition à l’aide d’un graphe ou encore d’un diagramme état-transition. La figure suivante illustre cela.
Les autres composantes du travail collaboratif sont le courrier électronique, les forums de discussion, la conférence électronique (vocale ou vidéo), le tableau blanc partagé, les outils d’annotation de documents…
Voyons ensuite, sans transition, maintenant que le système de collecte d’un CMS a été vu, en quoi consiste un système de gestion de contenu.
