Le groupware est un domaine transversal à part entière. C’est un ensemble de programmes qui permet le travail de groupe, ou encore travail collaboratif. Une des composantes principales du groupware est le workflow. Il est indispensable à la gestion des processus d’affaire (Business Process Management – BPM). Les chaînes d’édition numérique étant une sous-catégorie des processus d’affaire, il doit être aussi largement utilisé dans la gestion de contenu et ses domaines d’application (GED, CMS, WCM et EIP).
Les caractéristiques ou fonctionnalités du groupware sont les suivantes :
- mise en oeuvre de workflow prédéfini(s),
- mise en oeuvre de workflow paramétrable(s),
- Workflow avancé : Parallélisation des flux,
- gestion des transactions (verrouillage),
- héritage des modèles de sécurité et workflow par type de document,
- automatisation (envoi de message eMail pour intervention ou pour rappel d’intervention),
- outil d'annotation,
- forums de discussion, liste de diffusion,
- administration distribuée utilisateurs/groupes/projets,
- gestion de projets.
Les CMS offrent plus ou moins de souplesse et de richesse pour gérer les workflows, d’où un nombre de fonctionnalité relativement élevé pour les discriminer. Les workflows proposés peuvent être uniquement prédéfinis. Dans d’autres cas, on peut les paramétrer pour les adapter aux besoins spécifiques des utilisateurs. De même, ce paramétrage peut être plus ou moins riche et permettre ou non de spécifier des flux parallèles. Normalement, les workflows sont assortis d’une gestion des transactions avec verrouillage des ressources en cours d’édition (souvent dénommée « checkin / checkout »). Cependant, certains logiciels ne le gèrent pas.
Ce paramétrage peut être aussi plus ou moins souple. Les workflows peuvent s’appliquer aux groupes de travail uniquement ou alors être spécifiques à chaque type de document dans un même groupe de travail. Dans ce dernier cas, le modèle de sécurité et de workflow, est hérité ou non du groupe de travail dans lequel le type de document peut être édité, facilitant ou non la tâche de paramétrage. De plus, le paramétrage peut être opéré sous la supervision unique d’un administrateur de l’application de CMS ou délégué par responsable de groupe de travail. Cette possibilité de déléguer une partie de l’administration des groupes de travail n’est pas superflue dans les applications gérant de nombreux types de document.
Ensuite, un des principaux avantages de la gestion des processus de travail est de pouvoir automatiser certaines tâches dévolues autrement aux utilisateurs. La notification par email de l’accomplissement d’une phase dans un workflow aux utilisateurs suivants ans la chaîne d’édition fait partie de ces avantages dans certains logiciels de CMS.
Enfin, d’autres outils de groupware peuvent être utiles dans le cadre de la gestion de contenu. Il s’agit de la possibilité d’annoter des documents dans le cadre de leur édition ou encore d’offrir des forums de discussion pour les groupes de travail. Certains considèrent les fonctionnalités de gestion des groupes de travail comme relevant du domaine de la gestion de projet. D’autres outils de gestion de projet (agendas principalement) sont parfois offerts dans les suites de gestion de contenu, sans jamais être suffisamment complets pour que la fonctionnalité mérite d’être appelée application de gestion de projet. L’intégration est cependant dans certains cas d’utilisation tentante.
