Commentaire général
Share Point Portal Server (SPPS) est un logiciel proposant la gestion d’un portail et des documents de’entreprise. Il se positionne de manière idéale pour la mise en oeuvre d’un intranet pour PME / PMI. A ce titre, il décline par défaut les fonctionnalités de news, annonces, une rubrique « liens rapides », une interface de recherche (au-dessus d’un module de recherche fédérée), la bibliothèque de documents et des catégories de documents. On trouve aussi une fonctionnalité de fil de discussion sur les documents et d’abonnement (envoi de mail en cas de publication de nouveaux dans une catégorie de document ou d’un dossier particulier).
Concernant la gestion documentaire, l’authoring, le versioning, le travail collaboratif sont gérés via le protocole WebDav qui est implémenté. Les méta données sont prises en compte à travers le concept de profil de document.
Son architecture est basée sur les espaces de travail auquel on assigne des utilisateurs et/ou groupes de travail enregistrés dans le domaine NT / 2000. On peut au niveau des répertoires gérer des groupes de travail et des droits d’accès spécifiques, alors que les nouvelles et les annonces (en fait toutes les autres rubriques) sont communes à l’espace de travail.
Il faudra l’intégrer à Content Management Server (CMS) pour le voir s’élargir en gestionnaire de site web (et commencer à envisager la séparation du contenu – des données – et de la présentation). Autrement, pour pouvoir utiliser des modèles de documents normalisés (les documents à l’extension .dot pour les modèles de document pour Word), il faudra utiliser SPPS 2001 avec Microsoft Office XP (client). En aucun cas, on ne peut envisager un traitement à la XML (modularisation) de composant documentaire.
Paramétrage
- utilisateurs, rôles et groupes de travail
Les rôles et groupes de travail sont définis au niveau du système d’exploitation et plus précisément dans la gestion des groupes et des utilisateurs sous Windows 2000 Server. On ne peut donc pas créer d’Alias ou de rôle, car en local au moins, on ne peut affecter un groupe à un autre groupe. Les rôles existants sont : administrateur au niveau de l’application (SPPS), coordinateur au niveau d’un espace de travail ou au niveau d’un dossier (et ses sous-dossiers), auteur, lecteur et approbateur au niveau des dossiers. Il faut rajouter un rôle annexe qui est le rôle de contact.
Ces rôles et leur mise en oeuvre offrent la réponse à l’ensemble des attentes que l’on peut attendre pour la gestion collaborative en matière de publication de documents sur un intranet.
Note : 4
- workflows
Les workflows offerts sont simples et on ne peut pas en créer de nouveaux. On ne peut pas assigner de tâches à un auteur. On ne peut pas prévoir la succession de plusieurs auteurs pour élaborer un document.
Les différents états d’un document sont « extrait » (checked out), « archivé », « publié », « en attente d’approbation ». Un auteur soumet donc un document à l’approbation si un processus de workflow a été spécifié pour les documents du dossier (répertoire) concerné. La spécification d’un workflow peut comprendre un ou plusieurs approbateur, avec approbation d’un seul ou de l’ensemble des approbateurs.
Un mail de notification est envoyé à chaque approbateur. Il contient un lien vers une page de SPPS (page d’inspection) permettant de voir, d’approuver ou de rejeter le document. Le seul défaut du lien est d’être inopérant si le document contient une accentuation (« é », « è », etc… soit un caractère non compatible avec UTF-8 s’il est encodé différemment à la source) si on ne décoche pas l’option dans l’onglet des propriétés avancées d’Internet Explorer « toujours envoyer les URL en tant qu’UTF-8 ». Par contre, il n’y pas de mail de retour à l’auteur pour lui signifier que le document a été approuvé ou rejeté.
Il faut rajouter un « web part » intitulé « doc_status » ou encore « Personnalized Document Status Report » pour que chaque utilisateur puisse voir au sein de SPPS une page récapitulant les documents sur lesquels il a une action en cours.
On peut établir un fil de discussion sur un document pour compenser l’impossibilité d’ajouter des commentaires à une décision concernant l’approbation ou le rejet d’un document ou de ses méta données.
Note : 3
- type de document (structure)
Nativement, SPPS ne permet pas de spécifier des types de documents. On ne trouve que la notion de profil de documents qui en fait ne concerne que les méta données et non pas la structure du document.
On pourrait utiliser les modèles de documents (par exemple, les .dot de word), mais cela nécessite pour cela que les clients soit équipées avec la suite office XP et qu’on rajoute à SPPS le « web part » appelé « document template » ou encore « Create document from office XP ». Ensuite, on peut envisager une utilisation des propriétés des documents office avec une intégration pour gérer une partie de la structure des documents. Mais cela paraît compliqué et ce n’est pas du tout natif. De même, une intégration de SPPS avec CMS permet d’envisager l’utilisation des « resource templates » à cette fin sans que cela prévu vraiment pour cela. Notons ici, qu’alors, CMS enregistre les éléments (composants) du document, appelés « place holder », dans une base de données de MS SQL server.
Note : 1
- méta données
A travers le concept de profil de document, SPPS permet une gestion (saisie, collecte, valorisation pour la recherche) effective des méta données. Notamment, SPPS met l’accent sur l’utilisation des catégories de documents avec en sus un module de catégorisation automatique. Toutefois, on doit noter qu’au-delà de 500 catégories le système ne fonctionne plus de manière performante et que de même, le choix de la catégorie via l’interface de saisie des méta données est difficile, ceci étant dû à une interface graphique insuffisante pour cela. Il faudrait un assistant (wizard) à la catégorisation, permettant d’afficher notamment un arbre (comme cela est fait au niveau de la partition IFS, disponible au niveau du client). Les catégories sont finalement présentées triées par ordre alphabétique et si l’on utilise une taxonomie avec une codification, cela ne sera pas géré. Il n’y a pas de fonction d’importation de classification.
A part les catégories, on ne peut pas gérer de méta données sur plusieurs niveaux, même si SPPS offre six types de données pour les contraindre (texte, nombre, liste, liste à plusieurs valeurs, zone de commentaire, date).
On ne sait pas ensuite où sont regroupées ces méta données dans le système.
Note : 3
- éditions XML
SPPS ne permet pas l’édition de document XML ni leur gestion.
SPPS ne gère pas non plus les documents composites. Notamment, il génère un message d’alerte à chaque fois que l’on veut archiver un document html dans un dossier de documents de SPPS.
Note : 0
- éditions avec plugin
Intégré à MS Windows, l’édition avec un logiciel plugin est naturelle.
Note : 4
- transformation pour la publication
La séparation des données de la présentation n’étant pas prévue avec SPPS, cette fonctionnalité n’a pas lieu d’être évaluée. Toutefois, la publication multi-canal est possible si on utilise conjointement Content Management Server (CMS).
Note : 0
- développement et customisation
Microsoft propose avec SPPS, un kit de ressource contenant des outils additionnels que l’on intègre à SPPS, notamment les web parts. L’intégration des outils MS Office permet d’envisager de publier et mettre à jour des documents Excel par exemple. Les web parts sont ensuite inclus dans des tableaux de bord (« dash board ») facilement depuis le module de gestion de l’administrateur de SPPS, qui peut aussi créer une nouvelle section web (un nouvel onglet en quelque sorte, ou encore une rubrique de niveau supérieur).
Les web parts sont facilement développés avec l’outil « Microsoft Office XP Developer ». Autrement, pour la mise en forme des pages dans SPPS, il est proposé par défaut plusieurs feuilles de styles. On peut bien évidemment développer sa propre feuille de style. Le contenu et la disposition de l’application avec SPPS sont donc facilement customisables, mais si on travaille avec Office XP, soit des versions récentes des outils microsoft.
Note : 4
- intégration (serveur de mail; serveur web, proxy, base de données, serveur d’application)
L’intégration au serveur de mail ne pose pas de souci, ainsi que celle du serveur web et proxy… Tant que l’on reste dans le cadre d’un intranet ! Autrement, il faut faire appel bien évidemment aux ressources idoines. L’intégration à un système de gestion de base de données n’est jamais directement envisagée avec SPPS.
L’intégration avec des serveurs d’application de l’architecture « .NET » doit pouvoir s’envisager. Sortir de l’univers Microsoft pour intégrer d’autres applications est une autre histoire… Toutefois, par exemple, Siebel et SAP proposent des web parts (s’interfacant à leur application) que l’on peut intégrer à SPPS. SPPS peut dialoguer avec des applications à travers des composants COM+.
Note : 3
Utilisation
- administration
La délégation des tâches d’administration au niveau des coordinateurs permet une bonne répartition de celles ci.
La gestion des performances s’effectue au niveau de l’analyseur de performances des outils d’administration du serveur NT / 2000.
Toutes les autres taches, à part quelques unes à l’installation de SPPS qui s’effectuent aussi à partir des outils d’administration du serveur dans le module « administration de Share Point Portal Server », se font à partir de la partition IFS (dans l’explorateur de fichier) qui est montée automatiquement dans les favoris réseaux sur le serveur où est installé SPPS et que l’on peut ajouter aux favoris réseaux sur n’importe quel poste client où est installé le client SPPS.
La création des structures de dossier est identique à celle que l’on peut faire sur un système de gestion de fichier classique.
La création et l’édition de profil de document sont correctes.
L’assignation des rôles et des droits est pointilleuse et se fait d’abord au niveau de l’espace de travail puis au niveau des dossiers en fonction des besoins. C’est là aussi que l’on précise les itinéraires d’approbation avec les approbateurs associés et leur adresse de courrier électronique si elle ne se déduit pas de la règle « [email protected] », ainsi que les contacts. On peut imaginer des lourdeurs de maintenance à ce niveau, bien qu’avec une bonne délégation des tâches, on puisse imaginer que chacun réagisse rapidement à des changements de personnes. C’est là qu’on peut déplorer la non-utilisation d’alias ou d’une liste centrale des approbateurs et des contacts (comme pour les abonnements ou les discussions – voir plus bas).
L’édition des catégories est laborieuse.
Une autre partie de l’administration : gestion des abonnements, gestion des discussions, customisation du portail se fait à partir du portail fourni par SPPS (soit encore depuis le navigateur internet explorer).
Note : 3
- récupération de documents existants (import)
Il y a bien une fonction (import) de récupération de fichiers. Il faut ensuite éditer les méta données (choisir un profil de document) et publier les documents, dossier par dossier. Cela peut donc être une opération assez longue en fonction de la qualité des renseignements sur les documents attendus.
Note : 3
- édition de document : création
La création de document ne pose pas de problème particulier.
Note : 4
- édition de document : mise à jour
On utilise pour cela le mécanisme de check in / check out. Le processus est sobre. On édite ensuite le document avec son logiciel habituel.
Note : 4
- édition méta données
Elle est possible. On peut regretter le manque d’automatisme de renseignement par défaut de certaines méta données (cf. méta données).
Note : 3
- publication
SPPS n’étant pas un gestionnaire de site web (web content manager - WCM), cette fonctionnalité est exclue de l’évaluation. Toutefois, s’agissant de la publication pour l’accès aux autres lecteurs d’un dossier, SPPS est pourvu d’un mécanisme efficace et sobre.
Note : 3
- workflow
Les workflows ne peuvent pas être programmés. Ils sont proposés par défaut (voir installation/workflows). Par défaut, il n’y a qu’un seul mécanisme à la soumission pour la publication qui avertit l’approbateur. Les retours ne sont pas pris en compte de manière native. Aucune chaîne d’édition complexe ne peut être prise en compte.
Note : 3
- versioning
L’accès aux différentes versions d’un document est possible si l’on a choisi l’option « dossier amélioré » pour le dossier dans lequel les documents sont complets.
Il n’y a pas de fonction de comparaison proposée par défaut, ni de fusion de document. Il faut faire cela à l’extérieur de l’application SPPS.
Note : 3
- recherche de documents
La fonction de recherche est un des points forts de SPPS. On peut facilement opérer des recherches fédérées sur plusieurs sources de contenu en ajoutant des « ressources externes » (site web, répertoire partagé d’un système de gestion de fichier, Dossiers publics Exchange Server 5.5., Dossiers publics Exchange 2000, Bases de données Lotus Notes, Autres espaces de travail). Celle ci opère en s’appuyant sur une indexation plein texte, une utilisation effective des profils de documents (méta données de SPPS), notamment la catégorisation, la prise en compte de mot stop (« stop word » ou encore mots parasites, qui sont des mots trop fréquents pour être significatifs comme le, la, les…) et enfin un thésaurus comprenant des règles d’expansion (prise en compte des synonymes) mais qu’il faut renseigner car il est vide au départ.
Les résultats sont très satisfaisants si le volume de document n’excède pas une certaine taille, ceci pour les fichiers MS Office et textes (les fichiers PDF ne sont pas indexables).
Note : 4
- interface graphique
Les interfaces sont à la hauteur de ce que l’on connaît de l’éditeur…
Note : 4
Intégration
SPPS prévoit des mécanismes d’intégration.
- intégration des documents dans le système de gestion de contenu lui-même
Il n’y a pas de gestion des documents composites ni des documents XML. Il n’y a pas d’interfaçage avec un système de gestion de base de données. SPPS n’est pas conçu pour cela.
Note : 1
- utilisation des composants documentaires stockés et intégration avec d’autres applications informatiques
Il n’y a pas de gestion des documents composites ni des documents XML. Il n’y a pas d’interfaçage avec un système de gestion de base de données. SPPS n’est pas conçu pour cela.
On pourrait envisager une utilisation des méta données et des traitements complémentaires pour associer les documents entre eux.
Note : 2
- migration vers l’application de gestion de contenu
Il y a un mécanisme d’import qui permet d’introduire par petit volume les documents résultant de l’éventuel passé documentaire de l’entreprise. Ils peuvent ensuite être gérés avec les fonctions offertes par SPPS (authoring, versioning, workflows, etc…).
Il faut développer sinon un outil ad hoc.
Note : 3
- migration depuis l’application de gestion de contenu vers une autre application
Notons ici la présence dans le kit de ressources pour SPPS 2001 d’un outil intitulé SPPSIMEX (Share Point Server XML Import and Export tool) qui permet d’importer ou d’exporter de manière « native » un espace de travail SPPS vers un autre serveur SPPS.
Cet outil génère un fichier XML décrivant l’espace de travail avec une structure et des éléments propres à une DTD de Microsoft.
Autrement, il faut développer un outil ad hoc.
Note : 3
Conclusion
SPPS est à la fois un outil de portail et de gestion documentaire. Il se cantonne strictement à ces deux domaines. On l’évalue ici surtout pour ses fonctions de gestion de contenu ce qui explique une note moyenne puisque SPPS fait de la GED et non de la gestion de contenu au sens strict (pas de séparation des données et de la présentation, pas de structuration des documents…). Cependant son approche de la gestion documentaire paraît être pragmatique, sobre et s’adapte finalement bien à une première approche de la GED pour une entreprise.
Or indéniablement, cumulant deux domaines de la gestion de contenu, Microsoft propose avec SPPS une application très performante pour gérer un intranet pour le marché des PME / PMI. Sa fonction de recherche est excellente du fait qu’elle intègre gestion documentaire et portail. Les fonctionnalités semblent donc volontairement limitées pour une excellente acceptation utilisateur. Mais cette force est aussi sa faiblesse car ensuite, en cas de volonté d’extension de la prise en compte de la gestion de contenu, on ne pourra qu’envisager une intégration de Content Management Server (CMS) à SPPS pour faire du Web Content Management (gestion de site web). On ne fera toujours pas de la gestion de contenu. Il faudrait donc envisager des développements pour cela pour un coup assez lourd puisque rien n’est proposé par défaut pour cela.
Note d’appréciation globale : 3
Note moyenne (des critères d’évaluation avec un coefficient de 1 pour chacun) : 2,93
