Le référentiel est l’ensemble des bases de données, systèmes de gestion de fichiers et des autres structures du système (e.g., bases de courriers, la base de registres et les variables d’environnements, etc.) qui stockent52 le contenu du CMS, aussi bien que n’importe quelle autre donnée associée avec le système de gestion de contenu, notamment et surtout les méta données. Les composants documentaires et les autres ressources du CMS sont apportés dans le référentiel par le système de collecte et sont extraits par le système de publication [29]. Le système de gestion de contenu, à proprement parler, peut fournir une interface d’administration du référentiel. La figure 3 ci dessous intitulée « Modèle simple de référentiel » illustre cela.
Le référentiel peut correspondre à une application informatique comme il peut simplement représenter une entité théorique ou virtuelle qui n’a d’existence que dans l’esprit de ses utilisateurs. Il est évidemment souhaitable que le référentiel soit une entité logicielle unique stockant des composants au format unique (cf. section 1.7). Concrètement, les méta données, par exemple, peuvent être inclues dans le composant documentaire ou dans le référentiel (voir section 2.3.3.1). Pratiquement, les référentiels que l’on peut rencontrer ne sont le plus souvent constitués que des méta données avec un lien vers la ressource afin de la localiser.
On retient donc comme définition du référentiel pour un CMS qu’il s’agit de l’entité qui stocke les identifiants des composants documentaires et tous les liens existants entre les documents. Cette définition s’approche du sens premier du mot référentiel contenu dans son étymologie.
La notion de catalogue rejoint celle qui a été abordée dans la section 1.1 « Gestion des bibliothèques physiques ». D’ailleurs, certains acteurs parlent de bibliothèque pour parler de référentiel. Le catalogue est une notion fondamentale dans le sens où il peut servir à découvrir et sert à récupérer les composants documentaires constituants le référentiel documentaire de l’organisation. Le schéma de la figure 3 peut d’ailleurs se transposer au schéma général d’une bibliothèque (si l’on remplace le terme de composant documentaire par celui de ressource bibliographique qui serait alors constitué de sa partie physique – le livre par exemple – et de sa notice). De même, ce schéma peut se transposer jusqu’à une certaine limite à ce que serait un référentiel de gestion de configuration des programmes informatiques d’une organisation [61].
52 Voir section 3.1.3 « Enregistrement (stockage) »
