On commence ici par présenter l’objectif avant de présenter par la suite les moyens. Le but, on l’a vu, est d’offrir est d’offrir une grande souplesse de l’utilisation des documents et de permettre l’automatisation et d’accroître les utilisations des documents.
Le document contient des données qu’il s’agit de ne pas saisir une deuxième fois et qu’ensuite il faut maintenir pour en préserver la cohérence et l’intégrité.
Un document est souvent un assemblage d’autres documents. Le magazine de presse est une illustration de ce fait, le dossier en est une autre. On trouve aussi les rapports de toutes natures. Cependant, il faut noter que de prime abord, ce n’est pas évident pour tous les utilisateurs de documents. On peut convenir facilement qu’un document peut être un assemblage de composants, mais concevoir ce composant comme un document est moins facile.
Une grande difficulté est d’identifier les données (du système d’information) et les « sous documents 9 » d’un document. Sur la base d’une étude préalable de la base documentaire d’une organisation, en vue de la mise en oeuvre d’un système de gestion de contenu, il s’agit de repérer les parties qui sont communes entre les documents. Il faut répondre à la question « quelle partie d’un document retrouve-t-on dans un autre document ? ». Plus prosaïquement, dans quelles situations faiton usage régulier du « copier-coller » ? On systématise ensuite en répondant à la question « quelle partie d’un type de document retrouve-t-on dans un autre type de document ». On aborde dans la section suivante la notion de type de document.
Un composant documentaire fait l’objet d’un processus particulier : qui l’écrit, qui le tient à jour, qui le valide, qui le met en forme, qui l’utilise et comment. On peut penser que s’il y a unité de traitement pour un document, celui-ci n’est pas décomposable ou encore l’intérêt de sa décomposition est marginal.
Une autre façon de repérer des sous-éléments d’un document, c’est de voir quelle est la mise en forme habituelle et conventionnelle de cette partie de document dans les publications. Un titre par exemple, a très généralement une typographie différente et qui, par convention dans les documents institutionnels, est toujours la même pour un type de document.
Une partie d’un document fait aussi parfois référence à une autre partie du même ou d’un autre document. Typiquement il s’agit d’une note de référence ou encore d’un lien hypertexte dans un document électronique. La référence est en fait considérée comme une méta donnée d’un composant documentaire.
Si on récapitule un composant documentaire peut être une donnée du système d’information reprise dans d’autres applications, une sous-partie d’un document traditionnel qui est partagée entre plusieurs documents, qui a une mise en forme particulière et conventionnelle, qui fait référence à un autre composant documentaire et bien sûr une combinaison de cela…
On voit ainsi qu’en dehors de ces objectifs (réutilisation du composant, mise en forme automatique pour la gestion de site web et la publication multi-canal), la décomposition d’un document en sous composants n’a pas de raison d’être.
Les méta données s’appliquent au niveau du composant documentaire. On vérifie la pertinence d’une décomposition en déterminant les méta données qui s’appliquent au composant et comment celles ci vont être maintenues. Si on n’entrevoit pas de méta donnée intéressante à appliquer au composant documentaire, il y a une forte probabilité pour que la décomposition n’ait pas de sens. Finalement, structurer un document revient à déterminer sa granularité qui dépend du contexte de l’utilisation du document.
La décomposition d’un document est l’étape préalable de la structuration des documents dans un CMS. Une fois, ce travail exécuté, il doit être possible de concevoir le modèle de document dont une expression peut être la DTD (Définition de Type de Document – Document Type Definition en anglais).
