Aujourd’hui, les documents sont généralement gérés séparément des données qu’ils concernent. Dans le cycle d’une activité, diverses applications d’un système d’information sont utilisées. De la même manière, ce sont divers services d’une organisation qui sont mis en jeu. Or la « dématérialisation » des documents, c’est à dire, leur transfert sur des supports informatiques, offre la possibilité d’intégrer les applications et les documents.
Un exemple est le dossier de sinistre d’une compagnie d’assurance. Il est constitué des données de l’application de gestion des sinistres. Mais il comprend aussi par exemple le rapport d’expert avec peut-être des photos à l’appui, un constat amiable rédigé sur un formulaire. Par ailleurs, le client de la compagnie d’assurance a passé un contrat avec celle-ci. Peut-être faudra-t-il le produire en cas de contentieux ? Des courriers ont été échangés à l’occasion du traitement de ce sinistre : peut-on récupérer la lettre d’explication accompagnant la déclaration du client, mais qui mentionne aussi sa demande d’information sur un autre produit d’assurance ? Le garage chargé de la réparation a envoyé une facture qui ne correspond pas du tout au devis : peut-on les comparer facilement ? Peut-on récupérer aisément toutes les pièces concernant le garage lors du renouvellement de son agrément par la compagnie d’assurance ? L’application de production de la société d’assurance fait ainsi appel à des données mais aussi à des documents qui leurs sont liés.
Il est dans certains cas intéressant de pouvoir relier ces données et ces documents, mais aussi de relier les documents entre eux, c’est à dire les associer.
L’exemple le plus caractéristique de la réutilisation de composants documentaires dans un autre type de document est le catalogue de produits. Celui ci doit synthétiser l’information sur les produits afin de les présenter aux éventuels consommateurs. Une mise à jour du produit affecte donc le catalogue. Lorsque le catalogue est un catalogue en ligne, désormais indépendant des dates de parution, il doit répercuter les changements dans le même temps.
Un autre exemple caractéristique est celui des projets informatiques où sont reliés des cahiers des charges, la conception, le code informatique et les tests, les contrats et les documents de réception. Le référentiel des organisations concernées doit permettre d’établir un lien entre ces documents. On rejoint là ce que l’on a pu aborder dans le chapitre 1.2. sur les documents composites. De manière générale, la chaîne de production (de la commande à la livraison et facturation en passant bien entendu par la production) génère un certain nombre de documents (bon de commande, contrat, cahier des charges, spécifications, livrables, facture, paiement). Idéalement, on doit pouvoir envisager une traçabilité permettant de lier l’ensemble des documents d’un même projet afin de faciliter l’analyse de l’activité de l’entreprise, de capitaliser l’information et d’améliorer sa reproductibilité. On aborde là des notions relatives à la gestion de la connaissance (knowledge management) [23].
De plus, les documents partagent dans certains cas des sous-éléments communs : plan, image, résultats... Il y a une cohérence entre ces documents. Le plus souvent, le document suivant dans un cycle d’activité (ou encore un processus d’affaire) reprend un résumé du document précédent, à savoir une méta donnée caractéristique de la gestion documentaire.
Un dernier point sur l’intégration des documents au système d’information est leur exploitation à des fins d’analyse technique et / ou économique. Ce sont à ce niveau surtout les services d’études et de développement des organisations, parfois leur service marketing ou qualité, qui sont intéressés. Combien de photos accompagnent les rapports des experts d’assurance ? Quels sont donc les experts qui n’étayent pas leur rapport avec des preuves ? Les photos du précédent sinistre peuvent elles être facilement reliées à celle d’une récidive ? Comment sont testées les intégrations de projet concernant les applications de commerce en ligne développées par l’entreprise ? Ne peut-on bâtir une méthodologie standard à partir des expériences passées ? Un commercial va rencontrer un nouveau client potentiel d’une entreprise du même secteur d’activité qu’une référence existante de l’entreprise : il faut qu’il récupère facilement les différents livrables existants pour pouvoir s’en inspirer, voir les présenter. Peut-il facilement créer un dossier de démonstration ? Combien d’articles a rédigé un auteur cette année ? En a-t-il rédigé plus que les années précédentes ?
L’automatisation du traitement de l’ensemble des informations est toujours envisageable, mais à quel coût et avec quelle rentabilité, à partir de quel volume d’activité pour l’entreprise ? Ce sont là des questions dont les réponses nécessitent une étude approfondie mais nécessaire pour une organisation qui désire s’améliorer [24] [25]. Il s’agit donc de retenir les critères d’intégrations les plus pertinents, à savoir les liens à maintenir entre la production et les autres activités de l’entreprise (commercialisation, gestion, administration, qualité, études). Concernant l’intégration des documents entre eux, le modèle conceptuel de document, qui vise à structurer un type de document et que nous aborderons plus loin dans ce rapport, doit mettre en valeur quelles sont et comment sont partagées les parties entre les différents types de document. On aborde ici une vision novatrice qu’offre la gestion de contenu. Celle-ci a peu été mise en oeuvre, et partiellement. Il faut donc envisager une mise en oeuvre prudente de ces concepts. En effet, la gestion électronique de documents n’a que trente ans environ, la gestion de site web dix ans [26] [27]. XML, qui est un langage qui permet de bien formaliser la démarche de la gestion de contenu et qui, a travers les architectures informatiques ouvertes qu’il propose, est encore plus récent. Cependant, pour pouvoir être opérée, cette intégration nécessite la mise en oeuvre préalable de l’intégralité des concepts de gestion de contenu : à savoir structuration des documents, séparation des données et de la présentation, utilisation des méta données. De même, elle nécessite la mise en oeuvre d’un système de collecte et de publication adapté. C’est ce qui fait l’objet de la gestion de contenu en général.
